YG işletme sorumluluğu teklifinde yalnızca aylık hizmet bedeli değil; saha denetiminin sıklığı ve kapsamı, hazırlanacak raporlar, teknik eksikliklerin takibi, arıza ve manevra koordinasyonu ile kapsam dışı işler açıkça tanımlanmalıdır. SMM tarafından üstlenilen işletme sorumluluğunda YG tesisinin en az ayda bir denetlenmesi gerekir. Raporlama ise ayrıca tanımlanan bir yükümlülüktür.
Teklifte Neden Yalnızca Aylık Bedel Yeterli Değildir?
YG işletme sorumluluğu sürekli teknik sorumluluk içeren bir hizmettir. Bu nedenle iki teklif aynı aylık hizmet adıyla sunulsa bile saha denetimi, raporlama, koordinasyon ve teknik takip açısından farklı kapsamlar içerebilir.
Teklif değerlendirilirken hizmetin yalnızca “aylık YG işletme sorumluluğu” şeklinde tek satırda tanımlanması yerine hangi çalışmaların gerçekleştirileceği ve tarafların sorumluluklarının nerede başlayıp sona erdiği incelenmelidir.
Tesisin gerilim seviyesi, güç ve ekipman yapısı, işletme personeli, mevcut dokümanları ve enerji sağlayan kuruluşla yürütülecek süreçler de hizmet kapsamının oluşturulmasında dikkate alınabilir.
Bu nedenle teklifin temel sorusu “aylık ücret ne kadar?” değil, “bu ücret karşılığında hangi işletme sorumluluğu faaliyetleri, hangi kayıt ve takip düzeniyle yürütülecek?” olmalıdır.
Saha Denetimi ve Ziyaret Sıklığı Nasıl Tanımlanmalı?
YG işletme sorumluluğu SMM tarafından üstleniliyorsa tesisin en az ayda bir kez denetlenmesi gerekir. Bu nedenle SMM modeliyle hazırlanan bir teklifte aylık saha denetiminin kapsamının açık olması önemlidir.
Ancak yalnızca “ayda bir ziyaret” yazılması hizmeti tanımlamak için yeterli değildir. Teklifte bu denetimin hangi tesisi veya tesisleri kapsadığı ve saha çalışmasının hangi temel kontrol başlıkları üzerinden yürütüleceği belirtilmelidir.
Tesisin yapısına göre sözleşmede asgari denetimin ötesinde ilave saha çalışmaları da öngörülebilir. Arıza, planlı kesinti, bakım koordinasyonu veya işletme koşullarındaki değişiklikler rutin saha denetiminden farklı süreçler oluşturabilir.
Bu nedenle rutin denetim ile olay veya ihtiyaç bazlı saha çalışmaları teklif üzerinde birbirinden ayrılmalıdır.
Saha Denetiminde Hangi Başlıklar Takip Edilmeli?
İşletme sorumluluğu kapsamında tesisin işletme yönünden durumunun izlenmesi gerekir. İlk görevlendirme sonrasında mevcut YG tesisinin denetlenmesi, işletme açısından kusur ve eksikliklerin belirlenmesi ve işverene raporlanması bu sürecin temel parçalarındandır.
Periyodik takipte ise tesisin özelliklerine göre YG teçhizatının durumu, işletme ve manevra düzeni, güvenlik malzemeleri, mevcut dokümantasyon ve daha önce belirlenmiş teknik eksikliklerin durumu değerlendirilebilir.
Tek hat şeması ve manevra yönergelerinin güncel işletme yapısıyla uyumu da işletme düzeninin önemli parçalarıdır.
Burada önemli olan, saha ziyaretinin yalnızca fiziksel olarak tesise gelinmesi şeklinde tanımlanmamasıdır. Denetimin hangi teknik kontrol başlıklarını kapsadığı ve tespitlerin nasıl kayda geçirileceği teklif aşamasında görünür olmalıdır.
YG Raporlama Kapsamı Nasıl Oluşturulmalı?
YG raporlama, saha denetimiyle bağlantılı ancak ondan ayrı bir teslimattır.
Saha denetimi sırasında tespit edilen hususlar kontrol kaydı veya saha formuyla izlenebilir. İşletme sorumlusunun mevzuat kapsamındaki periyodik raporlaması ise tesisin durumu, yapılacak çalışmalar, varsa sorunlar, çözüm önerileri ve alınacak önlemler gibi daha geniş bir değerlendirme içerir.
Bu nedenle teklif hazırlanırken en az üç kayıt türünün ayrıştırılması faydalıdır:
-
Rutin saha denetimi kayıtları,
-
Teknik eksiklik veya müdahale gerektiren durumlara ilişkin yazılı bildirimler,
-
Mevzuat ve sözleşme kapsamında hazırlanacak periyodik işletme sorumluluğu raporları.
Bu ayrım, “raporlama dahil” ifadesinin ne anlama geldiğini somutlaştırır.
Teklifte raporun içeriği kadar kime iletileceği, kayıtların nasıl tutulacağı ve önceki raporlarda belirlenen açık konuların sonraki kontrollerde nasıl takip edileceği de açıklanabilir.
Teknik Takip Hangi Süreçleri Kapsamalı?
YG teknik takip ifadesi sınırları belirtilmeden kullanıldığında çok geniş yorumlanabilir.
İşletme sorumluluğu kapsamında arıza açmalarının değerlendirilmesi, gerekli manevralara ilişkin talimat ve koordinasyon, enerji sağlayan kuruluşla gerekli ilişkilerin yürütülmesi ve bakım çalışmalarının zamanlamasına yönelik koordinasyon gibi görevler bulunur.
Bakım sırasında ilgili teçhizatın uygun işletme koşullarında bakım ekibine teslim edilmesi ve çalışma sonrasında normal işletmeye dönüş sürecinin yönetilmesi de işletme sorumluluğu düzeninin bir parçasıdır.
Bununla birlikte “teknik takip” ifadesi, tesiste ihtiyaç duyulabilecek her mühendislik hizmetinin otomatik olarak işletme sorumluluğu bedeline dahil olduğu anlamına gelmez.
Bu nedenle teklif üzerinde rutin işletme sorumluluğu faaliyetleri ile ayrıca fiyatlandırılacak veya başka uzmanlık gerektirecek hizmetler birbirinden ayrılmalıdır.
Bakım ve Ölçüm Hizmetleri Neden Ayrıca Belirtilmeli?
İşletme sorumlusunun bakım ve testlerin yaptırılmasına ilişkin görevlerinin bulunması, bütün bakım ve ölçüm çalışmalarının bizzat işletme sorumlusu tarafından veya işletme sorumluluğu bedeli içinde gerçekleştirileceği anlamına gelmez.
İşverenin de teçhizatla ilgili bakım ve onarım çalışmalarının yaptırılmasını sağlama yükümlülüğü bulunur.
Bu nedenle teklif hazırlanırken örneğin bakım uygulamasının, özel testlerin veya ayrı ölçüm hizmetlerinin işletme sorumluluğu bedeline dahil olup olmadığı açıkça yazılmalıdır.
Aynı şekilde enerji tüketiminin izlenmesi ve kompanzasyon sisteminin çalışmasının denetlenmesi de özel görev veya sözleşme bulunmadıkça standart işletme sorumluluğu kapsamıyla karıştırılmamalıdır.
Bu ayrım, tekliflerin aynı hizmet kapsamı üzerinden karşılaştırılmasını sağlar.
YG İşletme Sorumluluğu Teklifinde Hangi Maddeler Karşılaştırılmalı?
Tekliflerin yalnızca aylık bedel üzerinden değil, hizmet kapsamı üzerinden karşılaştırılması için ortak bir kontrol tablosu kullanılabilir.
| Teklif başlığı | Açıkça tanımlanması gereken |
|---|---|
| Sorumlu mühendis | Hizmeti üstlenecek yetkili mühendis ve gerekli belge koşulları |
| Tesis kapsamı | Sorumluluğun kapsadığı YG tesisi ve ilgili bölümler |
| Rutin saha denetimi | Sıklık ve temel kontrol kapsamı |
| İlave saha çalışmaları | Arıza, kesinti, bakım veya ihtiyaç halinde uygulanacak düzen |
| Saha kayıtları | Denetim sonucunun nasıl kayıt altına alınacağı |
| Periyodik rapor | İçerik, periyot ve dağıtım düzeni |
| Teknik eksiklikler | Tespit, yazılı bildirim ve takip yöntemi |
| Manevra düzeni | Talimat, koordinasyon ve işletme personeliyle ilişki |
| Arıza takibi | Arıza açmalarında teknik değerlendirme ve koordinasyon |
| Bakım koordinasyonu | Bakım ekibi, işveren ve enerji sağlayan kuruluşla görev sınırları |
| İlave hizmetler | Bakım, özel test, ölçüm veya ayrıca sözleşmeye bağlanacak işler |
| Kapsam dışı işler | Standart işletme sorumluluğuna dahil olmayan faaliyetler |
Bu tablo, daha fazla hizmet kalemi yazan teklifi otomatik olarak daha uygun kabul etmek için kullanılmamalıdır. Amaç, işletmenin ihtiyaçları ile mevzuattan kaynaklanan sorumlulukların teklif üzerinde açık ve karşılaştırılabilir hale gelmesidir.
YG işletme sorumluluğu teklifinde saha denetimi, raporlama ve teknik takip birbirinden kopuk üç hizmet değildir. Sahada tespit edilen durumun kayda alınması, gerekli aksiyonun tanımlanması ve sonraki kontrollerde takip edilmesi birlikte çalışan bir süreç oluşturur.
Bu nedenle hizmet kapsamı oluşturulurken tesisin mevcut YG yapısı, işletme koşulları ve mevcut teknik dokümanları üzerinden değerlendirme yapılması önemlidir.